Tietosuojaseloste S-ryhmän palauterekisteri

1.   Rekisterinpitäjä

Suomen Osuuskauppojen keskuskunta SOK
Postiosoite: PL 1, 00088 S-RYHMÄ

S-ryhmän asiakasomistajapalvelu: 010 76 5858

Käyntiosoite: Fleminginkatu 34, 00510 Helsinki

Y-tunnus 0116323-1

tietosuojavastaava@sok.fi

 

2.   Rekisteriasioita hoitava henkilö

Tea Valjakka

 

 

3.   Rekisterin nimi

S-ryhmän palauterekisteri

 

4.   Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Palautelomakkeella ilmoittamasi tiedot tallennetaan S-ryhmän palauterekisteriin. Rekisteriin tallennetaan palautelomakkeella ilmoittamasi tiedot, joita käytetään ainoastaan palautteeseen vastaamiseen, palveluiden tuottamiseen tai toiminnan kehittämiseen. Palautelomakkeella antamiasi tietoja ei käytetä suoramarkkinointitarkoituksiin. Voit antaa palautetta palautelomakkeella myös täysin anonyymisti.

 

5.   Henkilötietojen käsittelyn peruste

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn peruste on suostumus.

 

6.   Käsiteltävät henkilötiedot

Palauterekisteriin tallennetaan ainoastaan palautelomakkeella ilmoittamasi tiedot sekä palautteeseen mahdollisesti liittämäsi liitetiedostot. Palautelomake sisältää muun muassa seuraavat tiedot: etu- ja sukunimi, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, sähköposti, puhelinnumero, jäsennumero, annettu viesti sekä haluttu yhteydenottotapa. Henkilön yksilöivät tiedot poistetaan rekisteristä, kun ne eivät ole enää tarpeen palautteen käsittelemiseksi.

 

7.    Tietolähde

Henkilötiedot antaa palautetta antava henkilö itse.

 

8.   Henkilötietojen vastaanottajat

Tietoja voidaan luovuttaa S-ryhmään kuuluville yhteisöille, joille palaute on kohdistettu tai joita se koskee. Mikäli palautteesi koskee S-ryhmän yhteistyökumppania, palautelomakkeelle antamasi tiedot voidaan asian hoitamiseksi luovuttaa tälle yhteistyöyritykselle. Palautelomakkeella antamiasi tietoja ei luovuteta muutoin edelleen kolmansille osapuolille.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

 

9.   Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Palauterekisterin henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle silloin, kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Näitä tilanteita ovat ainoastaan Pietarin Sokos Hotelleja koskevien asiakaspalautteiden käsitteleminen ko. hotelleissa. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme on asianmukaisin sopimuksin sitoutunut EU:n mallisopimuksiin.

 

10.     Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään vuoden ajan, jonka jälkeen ne anonymisoidaan.

 

11.     Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla rekisteröitynä on oikeus saada tietoa siitä, mitä tietoja kerätään, mihin käyttötarkoituksiin tietoja käytetään, mikä on tietojen käsittelyn lainmukainen peruste ja kenelle tietoja luovutetaan.

Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja. Jos käsitellään, sinulla on oikeus saada kopio henkilötiedoistasi.

Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot oikaistaan sekä sinulla on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.

Sinulla on oikeus pyytää poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Poistaminen edellyttää, että jokin seuraavista täyttyy:

-        henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin

-        peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta

-        henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti

-        henkilötiedot on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

Käsittelyn perustuessa rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan käsittelyä, jos jokin seuraavista täyttyy:

-        kiistät henkilötietojen paikkaansa pitävyyden

-        henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti ja vastustat henkilötietojen poistamista

-        rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi

Sinulla on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamasi suostumus milloin tahansa tämän kuitenkaan vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot, jotka olet itse toimittanut, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Jos haluat käyttää oikeuksiasi tai saada lisätietoa henkilötietojesi käsittelystä, ota yhteyttä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään kirjallisesti osoitteella

S-Asiakaspalvelu Oy

PL 78

00088 S-RYHMÄ

Kuoreen merkintä: palaute/tarkastuspyyntö, palaute/oikaisupyyntö tai palaute/poistopyyntö

tai

skannattuna sähköpostiosoitteeseen tietosuoja.asiakkuus@sok.fi

Tarkastus-/oikaisu-/poistopyynnössä tulee ilmoittaa nimen lisäksi muita palauteasiaa yksilöiviä tietoja, joiden perusteella rekisteristä voidaan hakea asiakkaan antamat palautteet

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä

 

12.     Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

 

13.     Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Rekisteriä säilytetään sähköisesti ja se on suojattu ulkopuolisilta palomuurein, salasanoin ja muin suojakeinoin. Rekisterin tietoja voivat käsitellä vain nimetyt salassapitovelvoitteen alaiset henkilöt. Rekisteriä ei säilytetä paperitulosteena.